При обустройстве рабочих мест сотрудников компания выделяет бюджетные средства на покупку канцелярии, бумаги, оргтехники и прочих принадлежностей. Все это используется ежедневно при выполнении непосредственных должностных обязанностей. На покупку расходников и содержание оргтехники приходится внушительная статья расходов. Но зачастую сотрудники пользуются принтерами и прочим оборудованием для личных целей. Чтобы сократить расходы, стоит проводить контроль печати на всех принтерах, установленных в офисах. На первый взгляд кажется, что это практически невыполнимая задача. Для контроля не нужно нанимать дополнительных сотрудников. Выгодное и эффективное решение – внедрение специальной программы, которая будет анализировать и предоставлять данные для оценки.
Посредством теневого копирования файлов, которые отправляются на печать, можно исключить утечку важных сведений, а также предотвратить использование ресурсов компании в личных целях. Организовать работу можно автоматически, поэтому не потребуется непосредственного участия человека в процессе контроля. Внедрение мониторинговой системы также позволит на практике решить ряд других важных задач:
- прогнозирование стоимости бумажных носителей, расходных материалов и организация своевременной закупки;
- планирование бюджета;
- оценка эффективности и рациональности использования ресурсов.
Сегодня контроль печати на принтерах используется не только на крупных предприятиях, но и в секторе малого и среднего бизнеса. Один программный продукт позволяет оптимизировать печать документов, актов, накладных и прочих бумаг. Удаленно можно управлять инфраструктурой печати, не только оптимизировать, но и снизить расходы организации без ущерба для качества выполняемой работы. Параллельно с этим дополнительно обеспечивается высокий уровень защиты данных от копирования документов.
Какую программу выбрать для контроля печати на принтерах в офисе
Для организации контроля печати можно выбрать как отдельное приложение, так и целую систему с большим функционалом, которая будет поддерживать такую опцию. Одной из лучших программ на российском рынке считается LanAgent. Это программа для подсчета времени за ПК, для мониторинга печати и защиты информации от утечки. Большой выбор опций – одно из преимуществ представленного программного решения. Оно подходит как для крупных предприятий, так и для небольших частных компаний.
Представленная система после установки сообщает о нестандартной активности, например, о печати документов на одном из принтеров в нерабочее время. Если работа выстраивается на основании данных за прошлый период, то могут приходить сообщения о том, что на печать выведено слишком большое количество страниц. Также во время настроек можно перечислить ключевые слова, при обнаружении которых в тексте или в документах система будет отправлять уведомления. Каждый пользователь сможет провести настройки с учетом своих потребностей.
